Tietosuoja
Ilmoituskanavan rekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
GRK Infra Oyj (y-tunnus 0533768-1)
Osoite: Jaakonkatu 2, 01620 Vantaa
Puhelin: +358 10 321 4110
Sähköposti: tietosuoja@grk.fi
2. Rekisterin nimi
Ilmoituskanavan rekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
Ilmoituskanavan tarkoituksena on mahdollistaa epäasiallisen, lainvastaisen tai eettisesti moitittavan toiminnan ilmoittaminen ja ilmoitusten asianmukainen käsittely.
Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja noudattaen sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä, mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus (”GDPR”, 2016/679) sekä kansallinen tietosuojalainsäädäntö.
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- Ilmoitusten vastaanottaminen, käsittely ja tutkiminen
- lakien, sisäisten ohjeiden ja eettisten periaatteiden noudattamisen varmistaminen
- väärinkäytösten ja rikkomusten ennaltaehkäisy ja selvittäminen
- rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvoitteiden turvaaminen
- rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
Käsittelyn oikeusperusteet EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artiklan 6 mukaisesti:
- lakisääteinen velvoite (ilmoittajansuojelulaki 1171/2022)
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja tutkimiseksi
- poikkeuksellisesti rekisteröidyn suostumus, jos ilmoittaja vapaaehtoisesti antaa henkilötietonsa
4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Ilmoituskanava on lähtökohtaisesti anonyymi eikä kerää henkilötietoja automaattisesti. Jos ilmoittaja päättää antaa henkilötietonsa tai ilmoitukseen sisältyy muiden henkilöiden tietoja, voidaan käsitellä seuraavia:
- ilmoittajan nimi, asema ja yhteystiedot (jos ilmoittaja ne antaa)
- ilmoituksen kohteen nimi, asema ja mahdolliset yhteystiedot
- mahdollisten todistajien nimi ja yhteystiedot
- ilmoituksen sisältö, tapahtumakuvaus, aika. paikka ja liitteet
- ilmoituksen käsittelyyn liittyvät muistiinpanot ja lokitiedot
- ilmoitusten käsittelijöitä koskevat tiedot
Mikäli ilmoitukset sisältävät erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoa, niitä käsitellään vain siltä osin kuin se on välttämätöntä ilmoituksen käsittelemiseksi tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Henkilötietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen ilmoituksen käsittelemiseksi.
5. Tietolähteet
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti ilmoittajalta ilmoituskanavan kautta. Lisäksi tietoja voidaan saada muista lähteistä, kuten ilmoituksen kohteelta, organisaation sisäisistä selvityksistä tai viranomaisilta, jos se on tarpeen ilmoituksen käsittelemiseksi.
Palvelu ei tallenna ilmoittajan tunnistetietoja, ellei ilmoittaja itse niitä ilmoituksessa anna.
6. Henkilötietojen luovuttaminen
Henkilötietoa ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille. Tietoja voidaan luovuttaa vain:
- viranomaisille lain tai viranomaismääräysten edellyttämissä tilanteissa (esimerkiksi rikostutkinta tai oikeuskäsittely); tai
- rekisterinpitäjän oikeutettiin etuun perustuen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Ilmoituskanavan teknisestä toteutuksesta vastaa Easywhistle Oy, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun.
Rekisterinpitäjä on varmistanut, että henkilötietojen käsittely täyttää sovellettavan tietosuojalainsäädännön vaatimukset ja että henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimukset (DPA). Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Henkilötietojen suojaus
Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Tiedot on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.
Käyttöoikeudet on rajattu vain niille henkilöille, joilla on työtehtäviensä perusteella oikeus käsitellä tietoja.
Kaikkia henkilötietoja käsitteleviä tahoja sitoo salassapitovelvollisuus, ja ilmoitusten käsittelijöillä on lisäksi lakisääteinen sekä sopimukseen perustuva vaitiolovelvollisuus.
Henkilötietojen käsittelyssä ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
8. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen ilmoituksen käsittelemiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
- Ilmoitukset ja niihin liittyvät henkilötiedot poistetaan viimeistään viiden (5) vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta.
- Ilmoituksen käsittelyn kannalta selkeästi merkityksettömät henkilötiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
- Jos säilytys on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, tietoja voidaan säilyttää pidempään lain sallimissa rajoissa.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin
- pyytää virheellisten tietojen oikaisua tai poistamista
- pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
- pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen
Oikeuksien rajoitukset
Ilmoittajansuojelulain (1171/2022) 6 luku, 31 §:n mukaan rekisteröidyn oikeutta saada pääsy tietoihin (GDPR 15 art.) voidaan rajoittaa, jos se on välttämätöntä tutkinnan tai ilmoittajan suojelun turvaamiseksi.
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto rajoituksen syistä ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti.
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan kohdassa 1 ilmoitetuilla yhteystiedoilla.
10. Henkilötietojen käsittelyjärjestelmä ja käsittelijät
Ilmoituskanava toimii Easywhistle Oy:n tuottamana pilvipalveluna (SaaS). Easywhistle Oy (Y-tunnus 3132737-2) toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun. Ilmoituskanavan ilmoituksia käsittelee rekisterinpitäjän lukuun Tvenda Oy (Y-tunnus 0105004-2).
Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että henkilötietojen käsittely täyttää sovellettavan tietosuojalainsäädännön vaatimukset.
11. Tietosuojaselosteen päivittäminen
Rekisterinpitäjä voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin.
Päivitetty versio julkaistaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla ja/tai ilmoituskanavan yhteydessä.